Sử dụng ứng dụng Excel thì làm việc với các hàm cơ bản trong Excel là việc rất thường xuyên. Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Các hàm Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, bạn chỉ việc lôi ra sử dụng mà thôi, chúng tiện hơn so với các biểu thức rất nhiều.
Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện
Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, green và lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau.
Đây có thể nói là hàm đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến. Hàm SUM trong Excel cộng các giá trị số trong một phạm vi ô. Được phân loại theo hàm toán học và lượng giác, hàm được nhập bằng cách gõ “=SUM” theo sau là các giá trị được tính tổng. Các giá trị được cung cấp cho hàm có thể là số, tham chiếu ô hoặc phạm vi.
Công thức SUM tự động cập nhật khi người dùng chèn hoặc xóa một giá trị. Nó cũng bao gồm những thay đổi được thực hiện đối với một phạm vi ô hiện có. Hơn nữa, hàm cũng tự bỏ qua các ô trống và giá trị văn bản.
Cú pháp của hàm SUM trong Excel được hiển thị trong hình sau:
Các quy tắc điều chỉnh việc sử dụng hàm được liệt kê như sau:
Lưu ý: Hàm SUM excel trả về giá trị “#VALUE!” lỗi nếu tiêu chí được cung cấp là một chuỗi văn bản dài hơn 255 ký tự. Phạm vi ô được cung cấp phải khớp với kích thước của nguồn.Ô chứa đầu ra phải luôn được định dạng dưới dạng số.
Giả sử, bạn muốn cộng các con số trong ô A2 và B2 lại với nhau, sau đó hiển thị kết quả trong ô B3. Để thực hiện, bạn chỉ cần di chuyển đến ô B3 và gõ cụm từ "=SUM" vào rồi chọn hàm =SUM vừa xuất hiện trong danh sách nổi lên.
Tiếp theo, hãy nhấn phím Ctrl cùng với thao tác nhấn chuột chọn vào ô A2 và B2 rồi cuối cùng là nhấn phím Enter. Kết quả tổng của hai con số trong hai ô A2 và B2 mà bạn vừa chọn sẽ xuất hiện tức thì trong ô B3. Bạn có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng của hai hay nhiều ô, chỉ với thao tác chọn thêm những ô cần thiết vào trong nội dung của hàm.
Hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc
Hàm =NETWORKDAYS() dùng để tính số ngày làm việc (nghĩa là một tuần làm việc gồm 5 ngày) trong một khung thời gian cụ thể. Tương tự hàm =DAYS, hãy sử dụng công thức: =NETWORKDAYS(E3,F3).
Nếu bạn cung cấp danh sách ngày nghỉ lễ (như trong vùng E1:E2 của ví dụ dưới) NETWORKDAYS sẽ trả về số ngày làm việc (đã trừ đi ngày nghỉ cuối tuần và ngày nghỉ lễ).
Xem lịch dưới đây để hiểu rõ hơn nhé, màu đỏ là nghỉ lễ, màu xanh là ngày làm việc:
Để lấy ngày cuối cùng của ngày tháng hiện tại bạn sẽ sử dụng hàm EOMONTH. Công thức =EOMONTH(ô chứa ngày tháng hiện tại,0). Sử dụng một số khác thay cho không để lấy ngày cuối cùng của các tháng sau đó, ví dụ thay bằng 2 thì sẽ lấy ngày cuối cùng của 2 tháng sau đó, thay bằng -8 là lấy ngày cuối cùng của 8 tháng trước đó.
Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện
Để tính tổng các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, blue và green), hãy sử dụng hàm SUMIFS sau (đối số đầu tiên là phạm vi bảng tính cần tính tổng).
Hàm LOWER, UPPER, PROPER để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường
Bạn sử dụng hàm LOWER để chuyển đổi tất cả các chữ in hoa trong chuỗi thành chữ thường, công thức =LOWER(ô chứa chữ cần chuyển đổi).
Ngược lại, để chuyển tất cả các chữ thường trong chuỗi ký tự thành chữ in hoa, bạn sử dụng hàm UPPER. Công thức: =UPPER(ô chứa chuỗi cần chuyển đổi).
Nếu muốn viết hoa các chữ đầu từ bạn sử dụng hàm PROPER. Công thức =PROPER(ô chứa chuỗi cần viết hoa chữ cái đầu từ).
Khi cần so sánh các cột xem giá trị của chúng có trùng nhau không bạn sử dụng EXACT. Công thức =EXACT(ô cần so sánh).
Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống
Nếu muốn điền thời gian hiện tại vào một ô nào đó trong bảng tính Excel, hãy sử dụng hàm =NOW. Trước hết, hãy di chuyển con trỏ chuột đến một ô bất kỳ rồi chỉ cần gõ cú pháp =NOW(). Điểm tiện lợi của hàm này là không yêu cầu bất kỳ tham số nào bên trong dấu ngoặc. Kết quả trả về chính là thời gian hiện tại trên hệ thống máy tính.
Để trả về giờ, phút, giây trong thời gian, bạn sẽ sử dụng HOUR, MINUTE, SECOND tương ứng. Công thức =HOUR(ô chứa số giờ cần lấy).
Hàm TIME được sử dụng để thêm số giờ, phút, giây vào thời gian ban đầu, giống hàm DATE bên trên vậy. Công thức =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần thêm,MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban đầu)+số giây cần thêm).
Đây là một công thức hữu ích để tính số ngày giữa hai mốc thời gian nên bạn không cần phải để ý là có bao nhiêu ngày trong mỗi tháng của dải ô cần tính. Ví dụ, ô E4 chứa dữ liệu ngày bắt đầu là 30/04/2015 và ô F4 chứa ngày kết thúc là 02/09/2015. Bạn hãy nhập là =DAYS(F4,E4)
Để lấy số ngày, tháng, năm của 2 mốc thời gian trong Exel bạn sẽ sử dụng hàm DATEIF. Công thức =DATEIF(mốc thời gian thứ nhất,mốc thời gian thứ hai,"d"). Đối số thứ 3 là cái bạn muốn lấy, "d" là số ngày, muốn lấy số năm bạn thay bằng "y", lấy số tháng thay bằng "m".
Thay đối số thứ 3 bằng "yd" để bỏ qua năm, chỉ tính số ngày giữa các tháng của khoảng thời gian đó, "md" sẽ bỏ qua tháng, chỉ tính số ngày, "ym" sẽ bỏ qua năm, chỉ đếm số tháng chênh lệch.
Lưu ý quan trọng: Hàm này có thể trả về kết quả sai nếu ngày/tháng của ngày tháng thứ 2 (nằm ở đối số 2) thấp hơn ngày/tháng ở ngày tháng thứ nhất (đối số 1). Xem ví dụ dưới đây:
Khi đó bạn nên dùng công thức như trong hình để trả về kết quả đúng:
Hàm WEEKDAY trả về giá trị từ 1 (Chủ nhật) đến 7 (thứ 7), đại diện cho ngày trong tuần của ngày tháng năm. Ví dụ, 12/18/2017 rơi vào thứ Hai. Công thức =WEEKDAY(ô chứ ngày tháng năm).
Sử dụng hàm TEXT để hiển thị ngày trong tuần dưới dạng chữ. Công thức =TEXT(ô chứa ngày tháng,"dddd").
Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE
Hàm =AVERAGE làm đúng chức năng như tên gọi của nó là đưa ra con số có giá trị trung bình trong những số được chọn. Hàm AVERAGE có thể xử lý tới 255 đối số riêng lẻ, có thể bao gồm số, tham chiếu ô, phạm vi, mảng và hằng số.
Hàm AVERAGE tính giá trị trung bình của các số được cung cấp dưới dạng đối số. Để tính giá trị trung bình, Excel tính tổng tất cả các giá trị số và chia cho số giá trị số.
AVERAGE nhận nhiều đối số ở dạng number1, number2, number3, v.v. lên đến tổng số 255. Các đối số có thể bao gồm số, tham chiếu ô, phạm vi, mảng và hằng số. Các ô trống và ô có chứa văn bản hoặc giá trị logic bị bỏ qua. Tuy nhiên, các giá trị không (0) được bao gồm. Bạn có thể bỏ qua các giá trị không (0) bằng hàm AVERAGEIFS, như được giải thích bên dưới.
Hàm AVERAGE sẽ bỏ qua các giá trị logic và số được nhập dưới dạng văn bản. Nếu bạn cần đưa các giá trị này vào giá trị trung bình, hãy xem hàm AVERAGEA.
Nếu các giá trị được cung cấp cho AVERAGE có lỗi, thì AVERAGE trả về lỗi. Bạn có thể sử dụng hàm AGGREGATE để bỏ qua lỗi.
Ví dụ bạn muốn tính giá trị trung bình từ ô A10 đến ô J10, chỉ cần gõ =AVERAGE(A10:J10) rồi nhấn Enter.
Kết quả đưa ra trong ô K10 là con số có giá trị trung bình giữa các ô từ A10 đến J10. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng con trỏ chuột kéo thả và đánh dấu chọn vùng dữ liệu hoặc có thể đồng thời nhấn phím Ctrl rồi nhấn chuột vào từng ô riêng rẽ trong trường hợp nếu các ô không nằm kế cận nhau.
Tương tự như SUMIF, COUNTIF bạn có thể sử dụng AVERAGEIF và AVERAGEIFS để tính giá trị trung bình của các ô dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí.
Hàm AVERAGE tự động bỏ qua các ô trống. Trong màn hình bên dưới, thông báo ô C4 trống và AVERAGE chỉ cần bỏ qua nó và tính giá trị trung bình của B4 và D4:
Tuy nhiên, lưu ý rằng giá trị không (0) trong C5 được bao gồm trong giá trị trung bình, vì nó là một giá trị số hợp lệ. Để loại trừ các giá trị 0, hãy sử dụng AVERAGEIF hoặc AVERAGEIFS thay thế. Trong ví dụ dưới đây, AVERAGEIF được sử dụng để loại trừ các giá trị bằng không. Giống như hàm AVERAGE, AVERAGEIF tự động loại trừ các ô trống.
Hàm COUNTBLANK được phân loại theo các hàm thống kê của Excel. Bạn sử dụng hàm này khi cần đếm các ô trống. Trong phân tích tài chính, hàm này có thể hữu ích trong việc đánh dấu hoặc đếm các ô trống trong một phạm vi nhất định. Cú pháp của hàm là:
Phạm vi bảng tính cần đếm chỉ định phạm vi ô mà bạn muốn đếm các ô trống.
Đối với hàm COUNTBLANK, hãy nhớ rằng:
Là một hàm trang tính, COUNTBLANK có thể được nhập như một phần của công thức trong một ô của trang tính. Để hiểu cách sử dụng hàm, hãy xem xét một ví dụ:
Nếu muốn biết số lượng ô trống, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện với hàm này.
Giả sử bạn được cung cấp dữ liệu dưới đây:
Ở đây, bạn có thể sử dụng công thức =COUNTBLANK(A2:D5) để đếm các hàng trống:
Nếu muốn, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu các hàng có ô trống bằng cách sử dụng hàm COUNTBLANK. Chọn phạm vi mong muốn và trên định dạng có điều kiện đã chọn và áp dụng hàm COUNTBLANK(). Điều này sau đó sẽ highlight tất cả các ô trống trên phạm vi mong muốn.
Hàm COUNTA có chức năng dùng để đếm số ô có chứa nội dung bất kỳ bao gồm chữ số, chữ cái hay biểu tượng, hay nói cách khác nó dùng để đếm các ô không trống. Cú pháp =COUNTA(phạm vi bảng tính cần đếm).
Hàm COUNTA đếm các ô có chứa giá trị, bao gồm số, văn bản, logic, lỗi và văn bản trống (""). COUNTA không đếm các ô trống.
Hàm COUNTA trả về số lượng giá trị trong danh sách các đối số được cung cấp. COUNTA nhận nhiều đối số ở dạng value1, value2, value3, v.v... Các đối số có thể là các giá trị được hardcode riêng lẻ, tham chiếu ô hoặc phạm vi lên đến tổng số 255 đối số. Tất cả các giá trị đều được tính, bao gồm văn bản, số, tỷ lệ phần trăm, lỗi, ngày, giờ, phân số và công thức trả về chuỗi trống (""). Các ô trống được bỏ qua.
Ví dụ về cách sử dụng hàm COUNTA
Trong ví dụ được hiển thị, COUNTA được thiết lập thành các giá trị trong phạm vi B5:B15:
COUNTA trả về 9, vì có 9 ô không trống trong phạm vi B5:B15.
Để đếm các ô không trống trong phạm vi A1:A10:
Để đếm các ô không trống trong phạm vi A1:A10 và phạm vi C1:H2:
Lưu ý rằng COUNTA bao gồm các chuỗi rỗng ("") trong số đếm, có thể được trả về bằng công thức. Ví dụ, công thức bên dưới sẽ trả về "OK" khi giá trị trong A1 ít nhất là 10 và một chuỗi rỗng ("") khi giá trị nhỏ hơn 10:
Hàm COUNTA sẽ tính cả hai kết quả là không trống.
